Tiến hành một cuộc phỏng vấn hiệu quả là kỹ năng mà mọi nhà tuyển dụng đều muốn làm chủ và thành thạo. Học cách đặt câu hỏi phù hợp với nhịp độ thích hợp cho phép bạn phỏng vấn ứng viên hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. 5 bước hướng dẫn này chủ yếu dành cho hình thức phỏng vấn trực tiếp.
Bước 1: Chọn Người Phỏng Vấn Ứng Viên
Để tuyển chọn đúng ứng viên phù hợp với doanh nghiệp, đầu tiên bạn sẽ phải xác định: “Ai là sẽ là người phỏng vấn ứng viên này?” Câu trả lời phụ thuộc vào số lượng thành viên của hội đồng phỏng vấn là 1 người, 2 người hay 3 người?
Nguyên tắc chung là hội đồng phỏng vấn không nên vượt quá 5 người, thậm chí 5 là một con số quá lớn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tôi nghĩ rằng 3 thành viên là con số phù hợp hơn – bao gồm: Giám đốc, Quản lý trực tiếp và 1 đồng nghiệp. Bạn cũng có thể giảm số thành viên xuống còn 1 hoặc 2 cho phù hợp với quy mô công ty (Chúng tôi khuyến nghị có ít nhất 2 thành viên tham gia phỏng vấn để có góc nhìn đa chiều nhằm ra quyết định chính xác hơn).
Để xác định người phù hợp để phỏng vấn, 3 câu hỏi dưới đây có thể sẽ cho bạn lời giải:
- Ai là người quản lý trực tiếp của vị trí công việc này?
- Nếu ứng viên trúng tuyển, thì ai là người thường xuyên làm việc với họ (hơn 50% thời gian)?
- Trong công ty (hoặc ngoài), ai là người có kiến thức và kinh nghiệm về công việc này?
Bước 2: Xác Định Khung Thời Gian Phỏng Vấn
Nếu bạn đang có 1 danh sách ứng viên cần phỏng vấn, vậy bạn sẽ phỏng vấn mỗi người trong một khoảng thời gian bao lâu? Câu trả lời tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng là gì, bối cảnh ra sao và ai là người phỏng vấn, ví dụ:
- Cuộc phỏng vấn 1 – 1 sẽ khác với cuộc phỏng vấn 2 – 1, hoặc 3 -1
- Bối cảnh phỏng vấn truyền thống tại văn phòng khác với khung cảnh thân mật trong một bữa ăn trưa, cafe hoặc ăn tối.
- Phỏng vấn qua điện thoại hay phỏng vấn online…
Dù hình thức phỏng vấn là gì thì bạn cũng phải xác định 1 khung thời gian nhất định cho mỗi 1 ứng viên. Dưới đây là ví dụ tham khảo (khung thời gian cho 1 ứng viên) với hình thức phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng:
Ví trí tuyển dụng | 1 người phỏng vấn | 2 người phỏng vấn | 3 hoặc nhiều người phỏng vấn |
Nhân viên | 45-60 phút | 30-45 phút | 15-30 phút |
Quản lý | 60-90 phút | 45-60 phút | 30-45 phút |
Bước 3: Chuẩn Bị
Hãy đảm bảo công tác hậu cần được chuẩn bị chu đáo trước khi buổi phỏng vấn diễn ra. Bạn cần lập một bản danh sách (checklist) những gì cần chuẩn bị, ví dụ:
Đặt phòng họp hoặc không gian phỏng vấn: Hãy chắc chắn rằng bạn có một không gian riêng tư cho toàn bộ thời gian phỏng vấn và thêm vào 30 phút trong trường hợp nó kéo dài.
Đặt lịch hội đồng phỏng vấn: Đảm bảo rằng tất cả những người tham gia phỏng vấn của bạn đều có mặt theo đúng lịch trình. Bắt ứng viên chờ sẽ khiến họ nghĩ rằng công ty bạn thiếu chuyên nghiệp, điều này gây mất thiện cảm ban đầu của họ, đặc biệt là với người tài (những người rất coi trọng thời gian).
Gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên: Gửi thư mời (email) và thông báo lịch phỏng vấn tới ứng viên: Bao gồm thời gian và địa điểm và những điều cần lưu ý.
Bước 4: Chuẩn Bị Câu Hỏi Phỏng Vấn
Một điều thật bất ngờ là hầu hết người phỏng vấn không chuẩn bị trước câu hỏi. Thậm chí có người khi đối mặt với ứng viên – không biết hỏi gì hoặc đặt ra những câu hỏi ngớ ngẩn vô nghĩa. Thật kém chuyên nghiệp!
Làm thế nào để chuẩn bị câu hỏi?
Thứ nhất, hãy đọc bản mô tả công việc và thông báo tuyển dụng để xác định rõ “năng lực” mà ứng viên cần có là gì? Năng lực đó ở mức độ nào thì phù hợp với vị trí này?
Thứ hai, hãy đọc hồ sơ ứng viên để đánh giá sơ bộ trước, tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần làm rõ. Tất nhiên, bạn nên tập trung vào những năng lực cần có đã xác định ở bước trước.
Thứ ba, tôi khuyến khích bạn bổ sung vào mẫu hồ sơ thông tin về các trang mạng cá nhân của ứng viên như facebook, blog, linkedin… Khi có các thông tin này, bạn có thể vào đó để có thêm các thông tin về ứng viên. Thậm chí, facebook của người đó sẽ nói lên tất cả, đôi khi bạn không cần phải phỏng vấn nữa.
Bước 5: Thực Hiện Cuộc Phỏng Vấn Khiến Ứng Viên Sẽ Thể Hiện Đúng Bản Thân
Hãy thử “đặt chân vào đôi giầy của ứng viên”, đứng vào vị trí của họ, tâm lý của họ thế nào? Một chút lo lắng, một chút hồi hộp, thậm chí là căng thẳng với một số người. Đó chính là cảm giác của ứng viên khi đối mặt với bạn?
Tôi luôn cố gắng biến buổi phỏng vấn không giống như một cuộc “tra khảo” mà chỉ đơn giản là buổi trò chuyện với không khí thật thoải mái để ứng viên thể hiện mình.
Việc quan sát ứng viên thể hiện bằng ngôn ngữ cơ thể cũng giúp bạn đánh giá được ứng viên đối diện mình như thế nào. Với việc quan sát ánh mắt, cử chỉ ứng viên trong lúc trả lời, nói chuyện cũng giúp tôi khám phá ra ứng viên này đang “nói thật” hay “nói dối”, điều này thật thú vị.
Thật đang tiếc nếu ứng viên không thể hiện được hết khả năng của mình. Và cũng thật đáng tiếc nếu người phỏng vấn không “đào sâu” khám phá được phần “tảng băng chìm” sâu thẳm của ứng viên. Và đưa ra những kết luận vội vàng thiếu chính xác.