Hầu hết các tổ chức đều có một bộ phận giám sát các chính sách tổ chức và các dịch vụ của nhân viên. Bộ phận này thường được gọi là bộ phận hành chính nhân sự. Cùng tìm hiểu về công việc của bộ phận này nhé!
Dường như không phải ai cũng có thể nắm rõ được công việc hành chính nhân sự là gì. Bộ phận này ra sao và yêu cầu đối với nhân viên hành chính nhân sự như nào và cách quản lý nhân sự của doanh nghiệp ra sao. Vậy thì cùng tìm hiểu trong bài viết sau để làm sáng tỏ các vấn đề trên nhé!
I. HCNS là gì?
HCNS nghĩa là hành chính nhân sự đây là một bộ phận quan trọng trong sự phát triển của một doanh nghiệp, công ty. Nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp nào đó người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, nguồn lực con người còn được trọng hơn cả những nguồn lực về tài chính, nguồn lực về vốn… Điều đó cho thấy rằng việc quản lý nhân sự, bộ phận hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng và được coi là xương sống của doanh nghiệp, nó là một bộ phận quản lý nhân viên, bộ phận khác của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ít quan tâm và thường chủ quan với bộ phận nhân sự hành chính chính. Vì thế, mà bộ phận nhân sự hành chính chưa phát huy hết được những khả năng của mình. Để doanh nghiệp phát triển mạnh thì ngay từ khi thành lập người lãnh đạo cần phải chú trọng đào tạo và phát triển mạnh bộ phận hành chính nhân sự của công ty mình. Để làm hành chính nhân sự thì dễ nhưng làm tốt và làm giỏi thì không phải ai cũng làm được.
Để hiểu rõ hơn về công việc của người làm hành chính nhân sự là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nội dung bên dưới để có câu trả lời đúng nhất.
II. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng mỗi công ty dù quy mô lớn hay nhỏ cũng đều có một bộ phận hành chính nhân sự, chính vì vậy mà nhu cầu tuyển dụng của bộ phận này là luôn cao. Với vị trí nhân viên hành chính nhân sự trong công ty, bạn cần phải thực hiện các công việc như dưới đây.
1. Công việc hành chính
- Nhân viên hành chính thực hiện những công việc về quản lý hồ sơ, sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, để dễ tìm và ngăn nắp là yêu cầu công việc đầu tiên.
- Có trách nhiệm lưu trữ văn bản, hồ sơ bao gồm cả bản cứng và bản mềm.
- Là người quản lý và cập nhật mọi dữ liệu trong máy tính như thư đến, thư đi các hợp đồng lao động của công ty và những hợp đồng khác.
- Công việc của nhân viên hành chính còn phải làm đó là tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống, khoa học.
- Ngoài ra bạn cần phải thực hiện những nhiệm vụ khác của cấp quản lý yêu cầu.
2. Công việc nhân sự
Công việc quản lý nhân sự gồm có những gì? Đây là câu hỏi của nhiều bạn sinh viên mới ra trường đang tìm kiếm cơ hội việc làm cho mình, nhưng chưa hình dung được khối lượng công việc mình cần phải làm. Nội dung sau đây sẽ trả lời cho bạn biết công việc quản lý nhân sự bao gồm những gì.
- Công việc nhân sự là việc xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, tuyển dụng khi công ty thiếu nhân lực và cần bổ sung nhân lực.
- Là người làm việc, liên hệ với những đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng, để tuyển dụng cho công ty.
- Bên cạnh việc đảm bảo tuyển dụng đủ số lượng cho công ty, công việc của nhân sự còn thực hiện cả việc vận hành và hệ thống lương thưởng và chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty.
- Người nhân viên làm về khâu nhân sự sẽ tham gia xây dựng và giám sát hệ thống quản trị, giám sát việc thực hiện quy định của mỗi nhân viên, từng phòng ban để đảm bảo nắm bắt được tình hình nhân sự của công ty.
- Công việc nhân sự còn có nhiệm vụ là người theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động doanh nghiệp để có những bổ sung nhân lực thích hợp cho doanh nghiệp.
- Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo từ cấp trên.
3. Hoạt động của hành chính nhân sự
Hoạt động của hành chính nhân sự có thể chia thành 3 nhóm chính đó là hoạt động quản lý, hoạt động phát triển, hoạt động hỗ trợ.
Hành chính quản lý nhân sự được chia làm 3 hoạt động đó là: Hoạt động quản lý, hoạt động phát triển, hoạt động xây dựng, để hiểu rõ hơn về những hoạt động này chúng ta cùng theo dõi qua nội dung bên dưới đây.
- Hoạt động quản lý bao gồm những hoạt động như tổ chức công việc, hoạt định nguồn lực của công ty để có kế hoạch tốt cho việc lựa chọn và bố trí nhân lực sao cho hợp lý.
- Hoạt động phát triển gồm các hoạt động như đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẵn có của doanh nghiệp, lựa chọn và bố trí nhân lực một cách hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
- Hoạt động xây dựng gồm xây dựng những chính sách về tiền lương, thưởng và những khoản phúc lợi cho nhân viên.
Từ những hoạt động trên chúng ta thấy được phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm đưa ra những chính sách và xây dựng cơ cấu chính sách đó, hệ thống trong việc quản trị nhân sự. Đây được xem là vai trò quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp. Công ty, doanh nghiệp nào mà mạnh về bộ phận hành chính nhân sự sẽ giúp cho nhà quản lý đánh giá được sự thực hiện công việc của mỗi nhân viên, xây dựng và quản lý hệ thống lao động, thiết lập được văn hóa doanh nghiệp cho công ty tốt hơn.
III. Quy trình làm việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự
Tùy theo công việc của mỗi tổ chức, công ty mà công việc của nhân viên cách quản lý nhân sự cũng có sự khác nhau nhất định. Sau đây là những công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự thường phải đảm nhiệm.
- Sắp xếp, bàn giao và quản lý quy trình công việc cho toàn bộ nhân viên trong văn phòng.
- Lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phát triển nguồn lực quản lý nhân sự.
- Phỏng vấn, tiếp nhận hồ sơ và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức.
- Quản lý những quy trình và thủ tục, giấy tờ của doanh nghiệp.
- Sắp xếp, lưu trữ và thường xuyên kiểm tra thực hiện quy trình làm việc của nhân viên.
- Trình bày thành thạo và rõ ràng những giấy tờ hành chính văn bản.
- Sắp xếp, quản lý thời gian họp, ghi chép cẩn thận các ý kiến và chỉ thị của ban giám đốc đưa ra tại các cuộc họp.
- Động viên và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
- Xây dựng quy chế lương thưởng và chế độ bảo hiểm, quy định của công ty và quản lý việc thực hiện chúng.
IV. Những kỹ năng cần có của người làm hành chính nhân sự
Kỹ năng quản lý là kỹ năng quan trọng cần có để có thể làm tốt công việc hành chính nhân sự, ngoài kỹ năng quản lý thì kỹ năng lập kế hoạch cũng là một kỹ năng quan trọng mà bạn cần phải rèn luyện.
Những người làm hành chính nhân sự phải đảm nhận nhiều công việc, khối lượng công việc rất nhiều, chính vì thế mà bạn cần phải chịu được áp lực công việc cao, có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc nhóm và cả độc lập.
Một yếu tố không thể thiếu đối với người làm hành chính nhân sự đó là kỹ năng tin học văn phòng, soạn thảo văn bản là những yếu tố cơ bản bắt buộc bạn cần phải có. Cẩn thận, chịu khó có tinh thần học hỏi cái mới là điều quan trọng bạn cần phải có.
Làm hành chính nhân sự thì kỹ năng giao tiếp là thứ không thể thiếu, bạn cần phải giao tiếp để giúp đỡ những nhân viên mới, giao tiếp để liên kết mọi người, kết nội các phòng ban lại với nhau.
Ngoài ra người làm công việc hành chính nhân sự còn phải am hiểu luật lao động, quy định lương thưởng, bảo hiểm, ngày nghỉ theo quy định của nhà nước để áp dụng vào cho công ty, doanh nghiệp bạn làm việc.
Để có thể hoàn thành tốt những công việc của mình bạn cần phải có kinh nghiệm đào tạo, huấn luyện và kinh nghiệm tuyển dụng.
Có kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống mới là những yêu cầu cần có để bạn hoàn thành tốt công việc hành chính nhân sự và đạt được những kết quả cao trong công việc này.
V. Cơ hội việc làm của nhân viên hành chính nhân sự
Theo như phân tích ở trên chúng ta thấy được hành chính nhân sự quả thật là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, nó là một phần tạo nên những thành công và phát triển mạnh ở trong doanh nghiệp và là bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp, công ty. Chính điều này đã tạo nên một cơn sốt về tuyển dụng nhân viên cho bộ phận này.
Nhiều nhà tuyển dụng của các công ty lớn đã có nhiều chính sách đãi ngộ tốt để chiêu dụ nhân viên tại bộ phận hành chính nhân sự. Với những chế độ đãi ngộ về mức lương, như doanh nghiệp sẵn sàng trả lương cao cho những ứng viên đã có kinh nghiệm, có khả năng đảm nhận nhiều công việc.
Với vị trí nhân viên hành chính nhân sự vừa mới ra trường có mức lương dao động trong khoảng từ 6 triệu đồng đến 9 triệu đồng, còn đối với những nhân viên hành chính nhân sự đã có kinh nghiệm thì mức lương cao hơn nhiều và có thể đàm phán mức lương với nhà tuyển dụng để đảm bảo rằng công sức bạn bỏ ra xứng đáng.
Ngoài tiền lương thì những người làm hành chính nhân sự còn được làm việc trong môi trường văn phòng sạch đẹp, với đầy đủ tiện nghi và trang thiết bị hiện đại. Được học hỏi từ những đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm.
Người làm hành chính nhân sự sẽ có môi trường làm việc chuyên nghiệp, làm giờ hành chính và được làm việc trong các văn phòng đẹp. Đây được xem là công việc ổn định và có cơ hội thăng tiến tốt. Ngoài ra khi đã làm nhân viên chính thực thì được đóng đầy đủ các loại như BHXH, BHYT…
VII. Tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu
Thị trường tuyển dụng của nhân viên hành chính nhân sự luôn luôn có nhu cầu tuyển dụng cao nhưng không phải ai cũng biết cách tìm việc hiệu quả. Với nhiều bạn sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm thì việc tìm kiếm việc làm luôn là bài toán khó và rất phức tạp. Nhưng nếu bạn đã đọc bài viết này của chúng tôi, thì việc tìm kiếm việc làm của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều, cơ hội việc làm của bạn sẽ được mở rộng. Với cách tìm kiếm việc làm vô cùng đơn giản trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay bạn chỉ cần truy cập vào trang hệ thống nguồn kênh cộng đồng sau đó tìm kiếm cho mình một công việc phù hợp và kết nối gửi hồ sơ đến nhà tuyển dụng là bạn đã có ngay được một công việc như mong muốn.
Với cách làm vô cùng đơn giản trên bạn sẽ nhanh chóng tìm kiếm được một công việc hành chính nhân sự ở những công ty lớn, cơ hội việc làm của bạn được mở rộng hơn.
VIII. Kết
Hy vọng với những chia sẻ trên của chúng tôi, bạn đã hiểu được hcns là gì? Những công việc với kỹ năng mà nhân viên hành chính nhân sự phải đảm nhận, và cách quản lý nhân sự của doanh nghiệp để từ đó bạn có thể hiểu rõ về bộ phận ngành nghề này và tìm việc được những công việc phù hợp với mong muốn của bản thân mình.
Chúc bạn may mắn nhanh chóng tìm kiếm được công việc phù hợp với bản thân nhé!.