Quản lý nhân sự đang là một trong những ngành nghề hot bởi cơ hội việc làm hấp dẫn và mức lương khá khiến không ít bạn quyết tâm theo đuổi. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về ngành nghề nhiều cơ hội nhưng cũng đầy thử thách này nhé.
I. Quản lý nhân sự
1. Quản trị nhân sự là gì?
Quản trị nhân sự (hay quản lý nguồn nhân lực) là khai thác và sử dụng nguồn lực con người trong công ty, tổ chức một cách hợp lý, hiệu quả. Hoạt động khai thác và sử dụng bao gồm các công đoạn tìm kiếm, tuyển dụng, phỏng vấn, thử việc, đào tạo, đánh giá, quan trọng là phải sắp xếp người vào đúng chỗ, đúng lúc, phù hợp với năng lực của người đó và tính chất của công việc. Đồng thời, công việc này cũng yêu cầu người làm giám sát hoạt động và văn hóa của cả tổ chức, phù hợp với luật lao động và việc làm, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm hứng và đạt hiệu quả cao.
Người làm công việc nhân sự cần phải có khả năng bao quát, đánh giá chính xác, đề cao sự phát triển của con người, lấy đó làm yếu tố trung tâm cho sự đi lên của cả tổ chức, doanh nghiệp. Lĩnh vực nào, ngành nghề nào cũng cần có quản lý nhân sự thì mới đảm bảo được một bộ máy hoạt động trơn tru và ngày càng được cải thiện
2. Vai trò của quản trị nhân sự
Người bạn trẻ chọn học quản trị nhân sự bởi nhận thức được rằng, đây là vị trí không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp, tập đoàn lớn nhỏ nào. Ngành quản trị nhân sự đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy cụ thể, ngành quản lý nhân sự bao gồm những công việc như thế nào? Nói chung, người làm công việc này đảm nhận những vai trò như tuyển dụng, sử dụng, phát triển và loại bỏ con người. Họ đảm bảo nhân viên được đặt đúng chỗ để phát huy hết khả năng của mình, qua đó đóng góp vào sự phát triển của công ty, đồng thời tạo cho họ cơ hội phát triển kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm. Các nhiệm vụ cụ thể của vị trí quản lý nhân sự là:
a. Quản lý chính sách và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự
Bộ phận nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách, các vấn đề liên quan đến chế độ lương, thưởng, chính sách đào tạo, nâng cao tinh thần và trách nhiệm làm việc cho nhân viên, gắn kết toàn thể để đảm bảo rằng việc sử dụng nhân sự của công ty đúng với quy định của luật Lao động và Việc làm do Nhà nước quy định. Đồng thời, bộ phận này cũng đề ra và thực hiện các chính sách tuyển dụng… cho phù hợp với thời điểm phát triển và mục tiêu của doanh nghiệp.
b. Tư vấn cho các bộ phận về nhân sự trong doanh nghiệp
Bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm bao quát hết nguồn lực con người của từng phòng ban từ nhỏ đến lớn trong doanh nghiệp. Nếu bộ phận nào gặp vấn đề về nhân sự, ví dụ như nhân viên bỏ việc nhiều; có thắc mắc về chế độ lương thưởng, phụ cấp… thì người làm việc quản lý công việc sẽ giải quyết.
c. Cung cấp các dịch vụ nội bộ cho công ty
Một trong những vai trò không thể thiếu của quản trị nhân sự đó là cung cấp các dịch vụ nội bộ liên quan cho các bộ phận khác của công ty. Các dịch vụ đó thường là tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho nhân viên. Bộ phận này cũng lưu trữ hồ sơ nhân viên, ghi lại quá trình làm việc, thăng tiến của nhân viên để cấp trên có thể theo dõi sự phát triển, đánh giá được trình độ của nhân viên đó. Xét chế độ lương, thưởng và đảm bảo về an toàn lao động trong công ty cũng như phổ biến những luật này cho toàn thể nhân viên cũng là nhiệm vụ của bộ phận quản lý nhân sự.
d. Kiểm tra đánh giá nhân viên
Không chỉ tuyển người vào là xong, việc của người quản lý nhân sự còn là đảm bảo nhân viên làm việc tốt. Họ đảm bảo các bộ phận khác thực hiện đầy đủ, hiệu quả chính sách đã được đề ra, đảm bảo quyền lợi của nhân viên đúng Luật Lao động và Việc làm, được đánh giá đúng qua quy trình ghi thành tích trong công việc.
Bất cứ thắc mắc nào về vị trí, công việc, lương thưởng, xin nghỉ hay vắng mặt, hay khiếu nại về an toàn lao động, điều khoản hợp đồng; nhân viên đều có thể tìm đến bộ phận này để được giải quyết. Ban quản trị nhân sự sẽ thực hiện đánh giá, đo lường, phân tích các ý kiến, đơn khiếu nại này.
3. Công việc của nhân viên Hành Chính Nhân Sự
Dưới đây là những công việc cụ thể của nhân viên quản trị nhân sự được tóm tắt ngắn gọn và dễ hiểu nhất, giúp bạn có thể hình dung ra những việc mình phải làm cũng như những kỹ năng cần chuẩn bị trước khi bước vào ngành nghề này.
- Quản lý hồ sơ của nhân sự công ty
Việc quản lý hồ sơ nhân viên là rất quan trọng. Các loại hồ sơ thường gặp như: hồ sơ nhân viên ứng tuyển, hồ sơ của nhân viên đang làm việc và đã nghỉ việc. Việc này giúp công ty có thể thống kê và nắm chắc số lượng nhân viên, đảm bảo phân bổ đủ người cho từng công việc.
- Chấm công, tính lương cho nhân viên
Người làm công việc quản trị nhân sự chịu trách nhiệm với ngày công và lương thưởng của nhân viên. Người quản lý cần ghi chép lại số ngày đi làm của nhân viên, giờ đến, giờ đi, số ngày đi muộn, thời gian đi muộn là bao lâu, số ngày làm thêm giờ…Nhân viên cũng rất cần bộ phận này thực hiện theo dõi mức độ tiến bộ và thành tích qua từng giai đoạn để khen thưởng, tăng lương hoặc thăng chức.
Bộ phận quản lý nhân viên cũng phải đảm bảo liên hệ với bộ phận kế toán, tài chính để trả lương cho nhân viên đúng ngày, thực hiện giải đáp khi có những thắc mắc về chế độ lương thưởng, trợ cấp, hay khiếu nại khi thời gian trả lương bị chậm...
Để làm được việc này một cách nhanh chóng và tránh sai sót, bạn có thể quản lý nhân sự bằng excel hoặc sử dụng một số phần mềm quản lý nhân sự. Những cách này đều mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với cách làm truyền thống. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, cung cấp những dịch vụ tiện lợi và dễ sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và độ bảo mật cao.
- Đánh giá năng lực, ý thức trách nhiệm trong công việc và xử lý kỷ luật, khiếu nại
Đánh giá hiệu quả làm việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên thông qua bảng đánh giá trong từng phòng ban. Thực hiện khen thưởng, hoặc xử phát các cá nhân có khuyết điểm, vi phạm hoặc tái phạm các quy chế, quy định của công ty. Để làm được điều này, người làm công việc nhân sự cần có một cái đầu lạnh để đánh giá đúng từng nhân viên, không để họ chịu thiệt cũng như không bao che, chứa chấp cho những thành phần mắc lỗi.
- Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của ban quản lý nhân sự. Quy trình tuyển dụng phải thực hiện qua khá nhiều công đoạn, tiêu tốn công sức, thời gian và chi phí.
Đầu tiên, bộ phận quản lý nhân sự sẽ tiếp nhận các thông báo tuyển dụng của những phòng ban nhất định. Sau đó, bạn phải thực hiện nghiên cứu, tổng hợp, báo cáo kế hoạch tuyển dụng lên ban giám đốc công ty. Sau khi được ban giám đốc thông qua, đăng bài trên các nền tảng khác nhau để đảm bảo công việc được đến với người phù hợp. Bạn có thể liên hệ với những cá nhân, tổ chức làm công việc nhân sự bên ngoài để tăng độ phổ biến của tin tuyển dụng của bạn. Quá trình này sẽ rất nhiều email ứng tuyển được gửi đến, việc của bạn là lọc ra những ứng cử viên phù hợp để gọi vào vòng phỏng vấn trực tiếp. Ký hợp đồng thử việc, theo dõi sát sao sự tiến bộ, độ phù hợp với công việc của nhân viên và thực hiện ký kết hợp đồng chính sức.
Quá trình tuyển dụng đòi hỏi kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp, không ngại khó ngại khổ của người thực hiện cũng như sự thống nhất, nhanh gọn trong quy trình quản lý nhân sự.
- Đào tạo phát triển nhân sự
Tổ chức các chương trình đào tạo dài hạn và ngắn hạn cho nhân viên để giúp họ nâng cao trình độ, kỹ năng, phẩm chất, nâng cao thái độ đối với công việc, từ đó thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Có thể tổ chức cho nhân viên đào tạo tại công ty, hoặc tại trung tâm có chuyên môn. Ngoài ra, có thể tổ chức gặp mặt, giao lưu, học hỏi kinh nghiệm từ các chuyên gia, bạn bè quốc tế để tăng tính năng động, trau dồi khả năng giải quyết tình huống của nhân viên.
II.Tầm quan trọng của quản lý nhân sự trong một tổ chức
Ngành quản lý nhân sự giữ một vai trò quan trọng trong bộ máy của bất cứ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Vai trò quan trọng đầu tiên của bộ phận quản trị nhân sự đó là thiết kế chương trình Tuyển dụng và Đào tạo toàn diện. Họ sẽ nhận báo cáo về nhu cầu tuyển nhân viên của những phòng ban, bộ phận cụ thể, lên kế hoạch tuyển dụng, vạch rõ con đường tuyển dụng. Họ hiểu những phẩm chất mà một ứng viên cần có để được tuyển vào vị trí. Công việc sàng lọc và đào tạo của bộ phận quản lý nhân sự đã giúp các phòng ban dễ dàng hơn trong việc tuyển người, làm việc và đào tạo người mới. Sự thống nhất của hệ thống này cũng làm giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân viên của các doanh nghiệp.
Chính sách Phát triển chuyên môn do bộ phận quản trị nhân sự đề ra cũng góp phần đào tạo cho nhân viên không chỉ những kỹ năng mềm như giao tiếp tiếng Anh, tiếng Anh nơi công sở, tin học văn phòng…mà còn những kỹ năng liên quan đến chuyên môn, nhằm mục đích nâng cao trình độ, đào tạo một bộ máy nhân viên làm việc chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.
Quản trị nhân sự còn thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên trong quá trình là việc. Việc đánh giá này thông qua bảng những thành tích đạt được, quan sát trong quá trình làm việc nhóm, và nhiều hoạt động khác tùy chính sách của từng công ty… Điều này làm tăng tính cạnh tranh, tăng năng lực làm việc hiệu quả của nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ được điểm mạnh để phát huy, và điểm yếu để cải thiện. Nó cũng giúp cấp trên tận dụng nguồn lực con người tốt hơn.
Không chỉ vậy, người quản trị nhân sự cũng được gọi là kẻ “làm dâu trăm họ”, vì nhiều lúc phải làm vai trò cầu nối Giải quyết tranh chấp giữa người với người, bất cứ thắc mắc, khiếu nại, không hài lòng nào về mặt con người đều có thể gửi đến tay người quản lý nhân sự để họ xem xét, phân tích và đưa ra giải pháp. Điều này yêu cầu kỹ năng quản lý nhân sự khéo léo, chuyên nghiệp, hay còn gọi là nghệ thuật quản lý nhân sự.
Hệ thống quản lý nhân sự làm các trọng trách liên quan đến lương bổng của nhân viên, Xử lý hệ thống tính lương, đảm bảo trả lương đúng ngày quy định. Đây là công việc cần tính chính xác, rõ ràng, minh bạch. Hiện nay, đa số doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm quản lý nhân sự để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm quản trị nhân sự online, hoặc phần mềm quản lý nhân sự sv-hris… Một số nơi cung cấp phần mềm quản lý nhân sự miễn phí khá hay và tiện dụng. Nếu là người mới bước vào nghề, trước hết bạn nên học cách sử dụng phần mềm quản lý bằng excel - một trong những kỹ năng quan trọng cần có trong ngành này.
III. Nghệ thuật quản lý nhân sự hiệu quả
Làm thế nào để quản lý nhân sự hiệu quả? Bạn phải học những gì nếu muốn làm trong lĩnh vực này? Quản lý nhân sự học trường nào? Có cần tham gia khóa học quản lý nhân sự nếu muốn trở nên chuyên nghiệp. Lời khuyên là bạn đừng nên tham gia học bất cứ nơi nào nếu như chưa xác định được nghề này cần những kỹ năng như thế nào. Chỉ khi có được mục tiêu, thì bạn mới tiếp thu đầy đủ khi được dạy.
1. Kỹ năng chuyên môn
Để trở thành người quản lý nhân sự giỏi, chắc chắn trước hết phải nắm vững kỹ năng chuyên môn.
- Bạn phải biết dự đoán trước nhu cầu tuyển nhân viên của bộ phận, phòng ban nào đó dựa trên thống kê về hiệu suất làm việc, số công việc phân bổ cho từng người. Tất nhiên phòng ban sẽ thông báo cho bạn nếu có nhu cầu, nhưng dự đoán trước và chuẩn bị tốt sẽ khiến hiệu quả làm việc của bạn nâng cao.
- Phải tìm hiểu rõ để vẽ ra chân dung của ứng viên phù hợp nhất cho công việc.
- Biết tổ chức quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đạt được mục đích là thu hút người tài về cho công ty.
- Có khả năng xây dựng buổi phỏng vấn hiệu quả, vừa để ứng viên cảm thấy sự chuyên nghiệp song cũng rất thân thiện từ phía công ty, cũng vừa nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu, phần trăm phù hợp của ứng viên đối với vị trí ứng tuyển.
- Đảm bảo các công văn, giấy tờ, hợp đồng chính xác, rõ ràng, đúng theo luật Lao động và Việc làm.
- Phát triển được hệ thống liên lạc và cung cấp thông tin hai chiều
- Xây dựng, triển khai các chương trình đào tạo phát triển nội bộ, hội nhập làm quen nhân viên mới…
- .....và còn rất rất nhiều kỹ năng chuyên môn khác....
Nếu bạn học đại học để làm nghề quản lý nhân sự, bạn sẽ được đào tạo những kỹ năng này. Nếu không, bạn cũng có thể học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước, hoặc thu nạp kiến thức từ một số khóa học quản lý nhân sự uy tín.
2. Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch quản lý nhân sự rõ ràng, linh hoạt.
- Triển khai các chương trình đào tạo phát triển, nâng cao trình độ, kinh nghiệm của nhân viên, cũng như gắn bó nhân viên với công ty.
- Biết cách lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và luôn suy nghĩ đưa ra được những phương án về nhân sự hiệu quả nhất.
- Đảm nhiệm lên chính sách lao động, phúc lợi cho nhân viên.
- Hoạch định hệ thống quản trị thông tin nhân sự: Dự báo, hiệu suất nhân sự....
3. Tâm huyết với nghề quản lý nhân sự
Ngành nghề nào cũng cần ở người làm sự tâm huyết, đam mê, đặc biệt là nghề có mức độ chuyên môn và yêu cầu rất cao như nhân sự. Phải có tâm huyết thì bạn mới đứng vững trước những khó khăn, căng thẳng trong khi làm việc. Chỉ có tâm huyết mới giúp bạn ngày đêm suy nghĩ ra những phương án mới để tuyển dụng, đào tạo, thúc đẩy bộ máy của toàn doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.
Nghề của bạn có nhiều khó khăn, nhưng cũng có nhiều niềm vui. Bởi đó là nghề phải làm việc giữa người với người, bạn sẽ trao cơ hội, định hướng, giúp đỡ cho rất nhiều bạn trẻ, những người chưa có kinh nghiệm, hay cả những người rất tài năng... Bạn sẽ đồng hành cùng họ trên một chặng đường sự nghiệp. Mọi hỉ, nộ, ái, ố, bạn đều có thể cảm nhận được, nếu bạn thực sự tâm huyết với nghề quản lý nhân sự.
4. Kỹ năng giao tiếp trong quản lý nhân sự
Như đã nói ở trên, quản lý nhân sự yêu cầu bạn phải nói chuyện, bàn bạc, thảo luận với rất nhiều người, công việc thì đa dạng, có thể xảy ra nhiều tình huống. Điều này bắt buộc bạn phải trau dồi kỹ năng giao tiếp. Trong phỏng vấn, bạn nên duy trì phong thái tự tin, thông minh nhưng cũng thoải mái, thân thiện để ứng viên, nhân viên thể hiện hết suy nghĩ, trình độ của mình. Trong giải quyết công việc nội bộ, cần phải nhạy bén, tinh ý và khéo léo, tránh mất lòng đôi bên đồng thời thu xếp ổn thỏa mọi chuyện. Học cách ăn nói lưu loát, khả năng thuyết phục người khác theo ý mình mà không làm họ bị tự ái là những kỹ năng mềm bạn nên phát triển nếu muốn trở nên thành thạo nghệ thuật quản lý nhân sự.
5. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Cũng như khả năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thuyết phục sẽ giúp bạn trong các trường hợp phải giải thích cho nhân viên về chế độ lương, thưởng, tính ngày công hay chế độ xử phạt nếu có người vi phạm quy định của công ty. Bạn cũng là người phải đứng ra hòa giải giữa doanh nghiệp và nhân viên nếu có xảy ra tranh chấp.
6. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Phát hiện, đề ra giải pháp và hành động nhanh chóng sẽ giúp công việc của bạn luôn đạt hiệu quả và thành tích cao. Bạn cần có một cái đầu lạnh và kiến thức chuyên môn vững vàng để giải quyết những vấn đề phát sinh không lường trước.
7. Khả năng chịu áp lực cao
Nghề quản lý nhân sự phải đối mặt với nhiều áp lực, căng thẳng. Ngay cả khi bạn có một hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm thì áp lực đặt lên bạn không bao giờ là nhỏ. Việc của bạn là giữ bình tĩnh và thái độ tích cực để dần dần tìm ra hướng giải quyết cho mọi vấn đề.
8. Kỹ năng làm việc nhóm
Hiện nay, vị trí nào cũng yêu cầu khả năng làm việc nhóm nếu muốn việc đạt hiệu quả. Công việc nhân sự bao gồm rất nhiều giai đoạn, quy trình; phải thông qua nhiều ban, ngành, cấp, vì vậy bạn không thể làm một mình, mà phải có sự hỗ trợ, kết hợp từ đồng nghiệp và người trong công ty. Muốn công việc được nhanh chóng, thuận lợi, những nhà quản lý nhân sự phải có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
9. Kỹ năng lắng nghe
Hãy học lắng nghe trước khi bạn học bất cứ kỹ năng nào khác. Lắng nghe giúp bạn hiểu rõ vấn đề của người khác và cả vấn đề của bản thân mình để từ đó tìm ra cách giải quyết tốt nhất. Người làm công việc quản lý nhân sự cần phải bình tĩnh lắng nghe nhu cầu, thắc mắc của nhân viên để biết họ cần gì, có khúc mắc ở điểm nào. Cũng phải lắng nghe các phòng, ban để biết được nhu cầu, mong muốn của họ.
10. Kỹ năng xử lý tình huống
Trong quá trình làm việc, những tình huống khó khăn xảy ra giữa nhân viên và doanh nghiệp mà không thể giải quyết nhanh chóng thì thường tìm đến người quản lý nhân sự. Kỹ năng xử lý tình huống nhanh gọn, thông minh cần sự nhạy bén, thấu đáo và khả năng thuyết phục người khác, chỉ có như vậy bạn mới có thể làm vừa lòng hài lòng đôi bên, vừa thu xếp ổn thỏa để tránh gây tổn hại cho công việc.
11. Kỹ năng đọc vị tâm lý
Kỹ năng hiểu được tâm lý người khác chỉ qua việc quan sát là một kỹ năng khó cần được trau dồi, rèn luyện qua nhiều năm. Nhưng khi làm chủ được cách làm này, bạn sẽ đọc vị được ứng cử viên trong vòng phỏng vấn trực tiếp, biết họ đang tự tin cũng như lo lắng ở điểm nào, liệu họ có chắc chắn hiểu về công việc mình đang ứng cử hoặc có thể gắn bó lâu dài với nó không. Điều này sẽ giúp bạn không tuyển lầm người và đưa vào công ty những nhân viên có trách nhiệm, nhiệt tình và tiến bộ nhanh nhất.
IV. Thu nhập của nhân viên ngành quản lý nhân sự
Khi lựa chọn bất cứ ngành nghề nào chắc hẳn ai cũng đã từng suy xét đến mức lương mà mình được nhận. Vậy thu nhập của một nhân viên ngành quản lý nhân sự là bao nhiêu? Liệu có đủ để bạn sống đúng với đam mê và nhiệt huyết của mình dành cho nghề này?
Khi học quản lý nhân sự bạn có thể lựa chọn làm việc ở nhiều vị trí phù hợp với khả năng và sở thích của mình, tất nhiên mức lương cũng dựa vào đó để tính. Mức lương của một Giám đốc nhân sự sẽ khác so với mức lương của Trưởng phòng nhân sự và tất nhiên cũng khác so với một thực tập sinh.
Nếu bạn là một sinh viên mới ra trường và bắt đầu những bước chập chững trong nghề nhân sự thì mức lương trung bình sẽ rơi vào khoảng hơn 5.000.000 đồng trên một tháng.
Giám Đốc Nhân Sự được đảm nhiệm bởi một người giàu kinh nghiệm có khả năng chuyên môn cao. Họ có thể là thạc sĩ, tiến sĩ quản trị kinh doanh có kinh nghiệm làm việc từ 10 đến 25 năm. Giám đốc nhân sự thường có mức lương ở thời điểm hiện tại từ 30 đến 100 triệu đồng/tháng hoặc cao hơn tùy vào quy mô của doanh nghiệp.
Giám đốc khu vực là người hỗ trợ Giám đốc nhân sự trong quá trình làm việc. Họ phụ trách toàn bộ nhân viên trong các bộ phận, phòng ban. Quản trị nhân sự chuyên nghiệp có mức thu nhập trung bình từ 25 đến 80 triệu đồng/tháng
Trưởng phòng tiền lương và phúc lợi: Đây là vị trí chuyên phụ trách về chế độ lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên trong công ty. Nếu muốn làm trưởng phòng tiền lương và phúc lợi, bạn không nhất thiết phải tốt nghiệp đại học ngành Quản trị nhân lực mà có thể chọn ngành Tài chính, Kế toán, Quản trị kinh doanh…. Những kỹ năng và kiến thức mà bạn học được từ những ngành này hoàn toàn có thể giúp bạn làm tốt công việc trưởng phòng và có mức thu nhập từ 20 đến 40 triệu đồng/tháng.
Trưởng phòng nhân sự: Trưởng phòng nhân sự là những người đóng vai trò quan trọng và then chốt trong quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên trong công ty. Họ tuyển chọn người mới thông qua các chương trình tuyển dụng đã được lên kế hoạch rõ ràng và tổ chức công việc đào tạo cho nhân viên mới, cung cấp các thông tin cần thiết giúp họ hiểu rõ công việc mình làm nhanh chóng nhất và chính xác nhất. Mức thu nhập trung bình của một trưởng phòng nhân sự hiện nay từ 15 đến 45 triệu đồng/tháng.
Phó phòng nhân sự: Phó phòng nhân sự là người giúp đỡ Trưởng phòng thực hiện các công việc trên. Các vấn đề liên quan đến lĩnh vực nhân sự của công ty như tuyển dụng, đào tạo, kế hoạch về lương thưởng phúc lợi cho nhân viên thường được phòng nhân sự lên kế hoạch và triển khai sau khi nhận được sự phân công của Trưởng phòng. mức lương trung bình của vị trí này thường là 12 đến 30 triệu đồng/tháng.
Giám sát nhân sự: Là người quan sát theo dõi và viết báo cáo tổng kết về môi trường làm việc trong công ty. Họ có thể biết được các phòng ban đang có vấn đề gì cần giải quyết hoặc có khúc mắc gì, từ đó đưa ra hướng giải quyết tốt nhất. Họ là người tạo nên môi trường làm việc đảm bảo tính thân thiện, cởi mở để mỗi nhân viên có thể phát huy hết tiềm năng của mình, cống hiến hết mình cho công ty. Người làm ở vị trí này thường có lương khoảng 10 đến 20 triệu đồng.
Chuyên viên nhân sự: Trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng. Các bài đăng tuyển dụng trên các nền tảng xã hội thường được đăng bởi các Chuyên viên nhân sự. Họ cũng là người sàng lọc hồ sơ ứng viên, tổng hợp danh sách người được phỏng vấn, liên lạc với ứng viên, xử lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng, phúc lợi, khen thưởng hoặc kỷ luật... Mức lương của một chuyên viên nhân sự thường từ 8 đến 15 triệu đồng
Quản trị, trợ lý thực tập: Khi Chuyên viên nhân sự để ra một vấn đề cụ thể nào đó, thì Quản trị nhân sự chính là người xử lý các công việc đó. Người này thường có mức lương trung bình từ 5 đến 10 triệu đồng.
Ngành quản lý nhân sự còn nhiều vị trí đa dạng phong phú khác với những mức lương hấp dẫn, hứa hẹn nhiều cơ hội phát triển dành cho các cử nhân ngành Quản trị nhân sự, Kế toán, Quản trị kinh doanh… Nếu bạn đang học và mong muốn được làm việc trong ngành nghề đầy thử thách nhưng cũng rất nhiều cơ hội này, đừng ngần ngại thử sức nhé.
V. Quy trình quản lý nhân sự
Để khai thác và quản lý tốt nguồn lực con người trong bất kỳ tổ chức nào thì quy trình quản lý nhân sự phải được xây dựng chuyên nghiệp rõ ràng từ A đến Z. Quản lý nhân sự nói chung bao gồm các hoạt động chính như tuyển chọn, sử dụng, phát triển. Nhưng chỉ nói như vậy thì một người đang có mong muốn làm việc trong vị trí quản lý nhân sự vẫn chưa rõ từng quy trình mà mình phải làm là gì. Dưới đây là sơ bộ tóm tắt một vài quy trình quản lý nhân sự có thể bạn cần quan tâm:
- Quy trình tuyển dụng
- Quy trình thực tập và làm việc bán thời gian
- Quy trình thử việc
- Quy trình đào tạo
- Quy trình nghỉ phép
- Quy trình nghỉ việc
- Quy trình khen thưởng, đãi ngộ
- Quy trình xử lý vi phạm kỷ luật
- Quy trình phát triển quy chế lương, sổ tay công ty
- Quy trình quản lý công việc
- Quy trình đánh giá hiệu suất công việc
- Quy trình đánh giá nhân viên mới
- Quy trình quản lý hành chính
- ................
Mỗi quy trình trên đây đều đóng một vai trò quan trọng nhất định trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mỗi khâu đều phải liên kết chặt chẽ với nhau để đảm bảo không bị chậm xử lý hoặc xảy ra sai sót, lủng củng, chồng chéo các công đoạn lên nhau gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
VI. Cách quản lý nhân sự hiệu quả
Sự hiệu quả trong hệ thống quản lý nhân sự có tác động rất lớn tới hiệu quả công việc và sự phát triển bền vững của cả doanh nghiệp. Một người làm công việc nhân sự chuyên nghiệp luôn tìm mọi cách để quản lý nhân viên tốt nhất.
1. Giao tiếp một cách thông minh
Bạn đã bao giờ từng quát tháo một nhân viên chỉ để họ nghe theo mệnh lệnh của mình? Bạn đã từng bế tắc vì dường như hệ thống quản lý của bạn làm việc không hiệu quả, các khâu không khớp vào nhau khiến cả bộ máy trở nên trì trệ, lủng củng. Nếu điều này xảy ra thường xuyên, có thể bạn chưa học được cách giao tiếp một cách thông minh với nhân viên của mình.
Đầu tiên hãy học cách lắng nghe và tìm hiểu xem nhân viên thực sự đang gặp vấn đề gì hoặc có khúc mắc ở đâu. Sau đó hãy tìm cách giao tiếp hiệu quả với họ. Để làm được điều này bạn không nên nóng vội, bởi hiểu tâm lý con người là điều không đơn giản và mất nhiều thời gian. Hãy dành công sức để hiểu nhân viên của mình, một số người thích sự giao tiếp gần gũi nhẹ nhàng, và được chia sẻ với cấp trên những khó khăn gặp phải. Nhưng cũng có một số người chỉ làm việc hiệu quả khi tuân theo những chỉ thị kiên định và đồng thời cảm thấy được tôn trọng. Bất kể cách thức giao tiếp như thế nào, bạn cần có một thái độ thẳng thắn, trung thực và thật lòng quan tâm đến nhân viên của mình. Chỉ khi nhân viên của bạn cảm thấy có thể giao tiếp thoải mái mà không ngần ngại với bạn thì họ mới có thể có được năng suất làm việc cao.
2. Đảm đương trọng trách
Đây thật sự là một kỹ năng xuất phát từ sự nghiêm túc và tâm huyết của người làm công việc quản lý nhân sự. Thật không dễ dàng để nhận ra lỗi lầm và thừa nhận là mình sai trước mặt nhân viên, nhưng biết cách đảm đương trọng trách và không đổ lỗi lên người khác sẽ làm tăng uy tín và niềm tin của bạn đối với mọi người trong công ty.
3. Xử lý xung đột
Là một nhân viên quản lý nhân sự, bạn sẽ rất thường xuyên được yêu cầu giải quyết những xung đột giữa các phòng ban trong công ty hoặc giữa nhân viên với doanh nghiệp. Để làm được điều này bạn cần phải có một cái đầu lạnh và khả năng giao tiếp, thuyết phục người khác.
4. Khen ngợi và khen thưởng nhân viên
Cũng đừng quên khen ngợi và khen thưởng nhân viên của mình nếu thấy họ làm tốt và tiến bộ trong công tác. Những phần thưởng khích lệ như vé xem một sự kiện thể thao học một buổi hòa nhạc, buổi du lịch dành cho hai người...sẽ không tốn nhiều ngân sách của công ty nhưng lại đóng vai trò to lớn trong việc khích lệ tinh thần nhân viên, khuyến khích các nhân viên khác tiếp tục cố gắng. Bạn cũng có thể đặt ra phần thưởng cho nhân viên ưu tú nhất năm hoặc người có mức doanh thu bán hàng xuất sắc trong tháng. Đây sẽ là động lực to lớn trong tinh thần làm việc của nhân viên, cũng như gắn bó nhân viên với công ty.
5. Lên tiếng đúng lúc
Chúng ta nhắc đến nhà quản lý nhân sự như những người có khả năng giao tiếp tài ba. Nhưng điều đó cũng có nghĩa họ biết khi nào cần phải lên tiếng và khi nào cần phải khích lệ người khác thể hiện quan điểm của mình. Bạn có thể là người mở lời đầu tiên để khích lệ người khác đóng góp ý kiến của họ trong một buổi họp. Nhờ đó đồng nghiệp và các nhân viên sẽ ấn tượng với bạn như một nhà lãnh đạo, một người mở đường thành đạt. Vậy nhưng, khi thấy không khí đang sôi nổi và ai đó muốn trình bày ý kiến của mình, bạn có thể dừng lại và lắng nghe trước đã. Có thể bạn đang có một ý tưởng rất hay và khao khát muốn thể hiện cái tôi của mình, nhưng việc bạn nói quá nhiều có thể khiến người khác cảm thấy bị xúc phạm và không còn nhiệt tình bày tỏ ý kiến nữa. Biết yên lặng và lên tiếng đúng lúc sẽ giúp bạn tiếp thu được kiến thức sâu sắc hơn, hiểu người khác rõ hơn, và khiến ý kiến của bạn trở nên có sức nặng hơn trong công việc.
VII. Các phần mềm quản lý nhân sự và lợi ích
Trước kia công việc quản lý nhân lực chỉ bao gồm các nhiệm vụ đơn giản như: tính lương cho nhân viên, ghi lại danh sách nhân viên, gửi thiệp mừng sinh nhật, lên kế hoạch tổ chức các chuyến đi chơi cho công ty, tổng hợp các phiếu, đơn mẫu, bản cam kết... Nhưng hiện nay quản lý nhân sự đã trở thành một chiến lược quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, vì vậy vị trí này được tích hợp nhiều công đoạn hơn: quản lý tuyển dụng, quản lý nhân viên, đánh giá nhân sự, quản lý tiền lương.... Trong mỗi công đoạn này lại đòi hỏi các bước khác nhau để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Vì vậy, người làm công việc quản lý nhân sự cần phải có sự giúp đỡ của các ứng dụng công nghệ thông tin để các quy trình nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Một người quản lý nhân sự giỏi thì luôn phải có những hiểu biết nhất định về các phần mềm quản lý nhân sự và lợi ích của chúng. Những phần mềm này góp phần giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn, tránh tối đa những sai sót trong công tác quản lý.
Về Phần mềm quản lý Nhân sự thì đơn giản bạn chỉ cần gõ từ khóa Google: "Phần mềm Nhân Sự" là có thể ra một loạt các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm nổi tiếng như Base, 1Office, Misa, .........
Dưới đây là một số các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí dành cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo.
1. Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012
Perfect HRM 2012 được phát triển bởi công ty phần mềm Hoàn Hảo, nổi tiếng với những sản phẩm hữu ích dành cho các doanh nghiệp. Phần mềm được kết nối với máy chấm công bằng vân tay rất tiện lợi, tự động lưu trữ giờ đi làm và giờ về của người lao động. Từ đó, tính giờ làm, tiền lương cụ thể, chi tiết, chính xác. Giao diện được thiết kế trực quan, đơn giản và dễ sử dụng. Có hỗ trợ xuất-nhập dữ liệu với Microsoft Excel để người quản lý dễ dàng chỉnh sửa.
Được cung cấp những tính năng hiện đại và cần thiết như quản lý bảo hiểm xã hội của nhân viên, báo cáo thuế thu nhập cá nhân, hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ, thống kê báo cáo nên phần mềm này rất được ưa chuộng bởi các nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp.
2. Phần mềm quản lý nhân sự Paradise HRM
Được phát triển bởi nhà phát hành VietinSoft. Điểm khác biệt của Paradise HRM so với các đối thủ là bộ máy doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ hình ảnh giúp nhà quản lý có thể bao quát toàn bộ tình hình doanh nghiệp một cách trực quan và sinh động nhất. Với phần mềm này, bạn có thể kiểm soát được tình hình lao động trong doanh nghiệp rất đầy đủ và chi tiết. Paradise HRM Hỗ trợ quản lý và lưu trữ bảo quản về lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động. Bạn cũng có thể kiểm soát toàn bộ tình hình nhân lực của công ty nhờ có những chức năng rất tiện lợi như: báo cáo tiền lương cho người lao động, tăng giảm lương, bảng thống kê thu nhập chịu thuế của nhân viên…
3. Phần mềm quản lý nhân sự HR-MANAGER
Phần mềm quản lý nhân sự HR-MANAGER được cho là một trong những phần mềm quản lý tốt nhất hiện nay. Hệ thống báo cáo đưa ra cái nhìn tổng quát nhất về tình hình nhân sự trong toàn công ty. Bạn có thể kiểm soát được và có cái nhìn đúng đắn nhất về nhân lực ở của từng phòng ban, giúp bạn có thể khai thác và phân bổ nguồn lực con người hợp lý và tốt nhất, từ đó hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Ngay cả những thay đổi về nhân sự, lương thưởng đều có thể lưu trữ lại trong HR-MANAGER. Phần mềm do công ty TNHH phần mềm Hoàng Hà phát hành.
4. Phần mềm quản lý nhân sự SSOFT LUCKY HRM
Mang lại rất nhiều lợi ích dành cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô lớn, có hệ thống nhân sự phức tạp. Được xây dựng bám sát vào luật Lao động Việt Nam, phần mềm tích hợp đầy đủ mọi yếu tố cần thiết như bảo hiểm, thuế thu nhập các loại... Ngoài các tính năng cơ bản thường thấy trong các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay như hỗ trợ chấm công, tính tiền lương, thưởng, phúc lợi, ghi lại hồ sơ nhân viên thì Lucky HRM còn giải quyết các vấn đề về chuyển việc, tăng giảm lương, điều chỉnh vị trí làm việc theo năng lực. Những điều này được lưu trữ tự động trong hồ sơ chung của bộ nhớ. Lucky HRM là phần mềm quản lý tự động, không lo sai sót dành cho mọi nhà doanh nghiệp muốn quản lý tốt nguồn lực nhân sự.
5. Phần mềm quản lý nhân sự FAST HRM online
Đây là một trong những phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất hiện nay. Hỗ trợ lưu trữ thông tin nhân viên và tra cứu hồ sơ nhân viên một cách đầy đủ và nhanh chóng theo phân tầng cấu trúc doanh nghiệp. Cung cấp thông tin nhân viên nhiều chiều, đầy đủ bao gồm: lý lịch, thông tin cá nhân, kỹ năng trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thành tích đã đạt được trong quá khứ… Fast HRM cho phép kết nối lấy dữ liệu từ các phần mềm chấm công khác nhau rất tiện lợi cho người sử dụng.
6. Phần mềm quản lý nhân sự LOTUS PRO
Nhắc đến các phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay thì không thể thiếu Lotus Pro. Lotus Pro hỗ trợ không chỉ các tính năng cơ bản như thống kê lương, thưởng, báo cáo hồ sơ nhân viên, ghi lại các hồ sơ đào tạo, tuyển dụng mà còn là giải pháp toàn diện thống kê đầy đủ và trực quan về tình hình nhân sự trong công ty thông qua các số liệu về KPI hãy áp dụng mô hình BSC vào quản trị nhận nhân sự. Lotus Pro Hoạt động đa dạng trên nhiều nền tảng, có thể chạy trên cả các thiết bị điện thoại thông minh, trên nền tảng Web hoặc trên ứng dụng. Giao diện được thiết kế sinh động dễ hiểu và cho phép doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh giao diện, chức năng, màu sắc, tính năng phù hợp cho từng đối tượng sử dụng làm sao cho dễ dàng và đơn giản nhất. Phần mềm giúp nhà quản trị nhân sự có cái nhìn khách quan chính xác về tình hình biến động của hệ thống nhân sự trong công ty cũng như trình độ của từng cá nhân bằng việc đưa ra những đánh giá khách quan dựa trên mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Và còn rất nhiều các phần mềm miễn phí khác ....
Công việc quản lý con người vừa là cơ hội tốt cho người muốn phát triển bản thân ở nhiều lĩnh vực; vừa là thách thức để bạn vượt qua chính mình, trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm. Chúc bạn thành công!